KPI Nedir?

Bir işletmenin başarısında büyük farklar yaratma potansiyeline sahip KPI’lar hakkında ilginç olan şey, yaygın kullanımlarına rağmen, etkin bir şekilde KPI’lardan yararlanan işletmelerin sayıca az olmasıdır. Bu nedenle KPI Nedir? sorusunu açıklığa kavuşturmak önemli.

Kilit performans göstergesi anlamına gelen KPI (Key Performance Indicator), şirketlerin, projelerin ya da bireylerin kilit hedeflerine etkili bir şekilde ulaşıp ulaşmadığını gösteren ölçülebilir bir değerdir.

KPI’lar hedeflere ulaşma yolundaki ilerlemeyi ölçmemizi sağlar. KPI’yi kısaca temel performans göstergesi olarak da tanımlayabiliriz.

İşinizin başarısı, kapasitenizi ne kadar iyi anladığınıza bağlıdır. Yani, güçlü ve zayıf yönlerinizi ne kadar iyi bilirseniz, operasyonlarınızı planlama, sorunları ele alma ve iş yerinde verimliliği sağlama konusunda o kadar iyi olursunuz.

Bu nedenle, şirket operasyonlarını iyileştirmek için hangi verilerin nasıl toplanacağını ve nasıl anlaşılacağını bilmeli, KPI’lardan yardım almalısınız. Dijital çağın rekabetçi ortamına dayanmak, verileri anlamaktan geçer.

Okyanustaki bir gemide, kaptan ve mürettebat, planlanan rotaya göre hareket etmek için; GPS konum verilerini, hız, yakıt seviyelerini ve hava durumu bilgilerini kullanır. Şirketler için de oldukça benzer bir surum söz konusudur.

KPI'lar, yöneticilerin işletmenin yolun neresinde olduğunu, stratejilerine karşı tutarlılığını, yolculuğunun başarılı olup olmadığını anlamak için kullandıkları pusulalardır.
KPI’lar, yöneticilerin işletmenin yolun neresinde olduğunu, stratejilerine karşı tutarlılığını, yolculuğunun başarılı olup olmadığını anlamak için kullandıkları pusulalardır.

Net kar, yatırım getirisi, pazar payı, tıklanma oranı, atık geri dönüştürme oranı gibi KPI örnekleri; finans, müşteri, pazarlama ya da çevre odaklı projelerde kullanılabilir.

KPI’lar Neden Önemli?

MIT Sloan Management Review veThink with Google’ın, Ocak 2018’de 107 ülke ve 20 farklı sektörde; 4.700’den fazla şirket yöneticisi ve analisti ile yaptığı bir araştırma, yöneticilerin % 70’inin karar verme sürecinde KPI’ların etkili olduğunu ortaya koydu.

KPI’lar; projelerinizin ilerlemesini proaktif olarak kontrol etmenize ve süreçlerinizdeki verimlilikleri veya verimsizlikleri görmenize olanak tanır. KPI’ların önemini daha da iyi anlamak için avantajlarına göz atalım mı?

  • KPI’lar genel ilerlemeniz ve operasyonlarınızın her yönüyle ilgili ayrıntılı bilgi verir.
  • İşinizi ileriye taşımak için hangi değişikliklerin yapılması gerektiğini bilmenize yardımcı olur.
  • Çıktıları ve süreçleri daha verimli hale getirmek için yapabileceğiniz şeyler olup olmadığını ölçmenizi sağlar.
  • Hedeflerinizi doğru bir şekilde ölçmenize izin verir.
  • Hızlı bir şekilde piyasanın değişen koşullarına uyum sağlayabilmenize olanak tanır.
  • Veriye dayalı çalışma kültürünü teşvik eder.
  • Karar vermeye yardımcı olacak bilgiler sağlar.
  • Çalışanlar, öncelikler ve iş hedefleri değişse bile operasyonlarda tutarlı kalmanıza yardımcı olur.
  • Personelin daha fazla eğitime ihtiyacı olup olmadığını ölçmenizi sağlar ve motivasyon amacıyla çalışanlarınızı ödüllendirmenize olanak tanır.

Doğru KPI’lar stratejik ve operasyonel iyileştirmeye odaklanır, karar almak için analitik bir temel oluşturur ve dikkatin en önemli konulara odaklanmasına yardımcı olur.

KPI Nasıl Belirlenir?

Çok fazla KPI'yi takip etmek de süreçlerinize faydadan çok zarar verebilir.
Çok fazla KPI’yi takip etmek de süreçlerinize faydadan çok zarar verebilir.

Aralarından seçim yapabileceğiniz binlerce KPI olduğunu biliyor musunuz? KPI’nın yanlış seçilmesi hedeflerinize uygun olmayan bir şeyi ölçmeniz hatta veriler arasında kaybolmanız anlamına gelir.

Çoğu zaman, körü körüne benimsenen KPI’lar nedeniyle KPI’ların herhangi bir olumlu değişiklik yaratmadığı gözlenir. Peki, doğru KPI’ları seçmek için nelere dikkat etmeliyiz?

  • En etkili KPI’lar stratejik hedeflerle yakından ilişkilidir ve kritik ticari soruların cevaplanmasına yardımcı olurlar: İşletmenizin on yıl içinde nerede olmasını istiyorsunuz? Hangi uzun vadeli hedefler üzerinde çalışmak istiyorsunuz? Hangi önlemler sizi hedeflerinize yaklaştırır? Her stratejik hedef için cevaplanması gereken sorular belirlendikten sonra, bu soruları yanıtlamaya yardımcı olacak doğru KPI’ları seçmeye başlayabilirsiniz.
  • KPI’ları formüle etmek için kurumsal hedeflerinizin ne olduğunu, bunları nasıl gerçekleştirmeyi planladığınızı belirlemeniz gerekir. Bu nedenle KPI’ların her biri için kuruluşunuzun stratejik hedefleri ile uyumlu net bir hedef yazın.

Örneğin, uzun vadeli hedefiniz girişiminizi büyütmekse; amaçlarınızdan biri müşteri tabanınızı genişletmek için, pazarlama stratejilerini güçlendirmek olmalıdır. Bu nedenle kampanyalarınızın başarısını ölçmenize yardımcı olması için müşteri edinme oranı şeklinde bir KPI seçebilirsiniz.

  • Önemli KPI’ları araştırın, aralarından sektörünüze ve işletmenizin hangi departmanını izlemek istediğinize göre, ilgili KPI’ları seçebilirsiniz.

  • Bir KPI’nın iş durumunuza göre özelleştirilmesi ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak şekilde geliştirilmesi, işletmenin değişen ihtiyaçlarına uyacak şekilde güncellenmesi önemlidir.
  • İyi tasarlanmış KPI’lar, mevcut performans seviyelerini ve işletmenin olması gereken yerde olup olmadığını net bir şekilde gösterir.
  • Etkili bir KPI, iyi tanımlanmış ve ölçülebilirdir. Yalnızca operasyonlarınız için çok önemli olan göstergeleri ölçmelisiniz. Ölçmeyi seçtiğiniz göstergelerin kolayca elde edilebilen, güvenilir ve doğru verilere sahip olması gerekir.

  • KPI’ları belirleme aşamasında işletmeniz genelinde bölüm başkanları, yöneticiler ve analistlerle iletişim kurmanız önemlidir. Her bölüm için, belirli iş hedeflerine göre başarıyı ölçmek adına farklı KPI türleri kullanılmalıdır.
  • KPI’ların ulaşılabilir olduklarından emin olmalısınız.

  • Kötü yapılandırılmış, düzenli olarak izlenmesi ve elde edilmesi çok zor ya da yüksek maliyetli olanları elemeli, belirlediklerinizi de haftalık veya aylık periyotlarla incelemelisiniz.

KPI Türleri

KPI’lar; projelerinizin nasıl ilerlediğini kontrol etmenizi ve süreçlerinizin verimliliğini izlemenizi sağlar.
KPI’lar; projelerinizin nasıl ilerlediğini kontrol etmenizi ve süreçlerinizin verimliliğini izlemenizi sağlar.

Hangi tür KPI’ları seçeceğinize yardımcı olmak için, işletmeler tarafından en yaygın kullanılanları sıralayalım:

  • Girdiler, çıktı üreten süreçlerde tüketilen kaynakların niteliklerini (miktar, tür, kalite) ölçer.

  • Süreç veya faaliyet önlemleri, teslimat hızı gibi belirli bir çıktıyı üretmek için kullanılan süreçlerin verimliliğini, kalitesini veya tutarlılığı ile ilgili göstergelere odaklanır.

  • Çıktılar, ne kadar iş yapıldığını ve neyin üretildiğini tanımlayan sonuç ölçümleridir. Belirli süreç faaliyetlerinin sonucunu yansıtan göstergeler de diyebiliriz. Örneğin, bir kampanyaya göre müşteri edinme oranı.

  • Sonuçlar, başarılara veya etkilere odaklanır. Örneğin, pazarlama veya iletişim çıktılarının doğrudan sonucu; marka bilinirliği ve satıştır.

  • Proje önlemleri, önemli projeler veya girişimlerle ilgili çıktıların durumu ve ilerlemesiyle ilgili soruları yanıtlar.
Sonuç odaklı KPI'lara; satış, müşteri memnuniyeti ve marka bilinirliği örnek verilebilir.
Sonuç odaklı KPI’lara; satış, müşteri memnuniyeti ve marka bilinirliği örnek verilebilir.

Örnek: Yiyecek içecek hizmeti için kahve sunan bir işletmede bazı girdiler; kahve (tedarikçiler, kalite, depolama vb.), su, işe yatırım yapılan zaman ve çalışanların maliyetidir.

Faaliyet önlemleri, kahve yapma prosedürü veya ekipman verimliliği ile ilgili olabilir.

Çıktılar kahvenin kendisine odaklanır (tat, sıcaklık, sunum, aksesuarlar gibi).

İstenen sonuçlar büyük olasılıkla müşteri memnuniyeti ve satışlara odaklanır.

Proje önlemleri, yeni bir pazarlama kampanyası gibi önemli projelerden veya girişimlerden elde edilecek çıktılara odaklanır.

KPI Örnekleri

KPI’larınızı belirlerken nereden başlayacağınıza dair fikir sahibi olmanızı sağlayacak örnekleri inceleyebilirsiniz:

  • Çalışanlar için KPI Örnekleri

Çalışan Memnuniyeti Endeksi: Çalışanlarınızın şirket süreçleri ve politikaları hakkında ne kadar mutlu olduğunu ölçmenizi sağlar.

Çalışan Verimliliği Oranı: Çalışanlar için en sık kullanılan KPI’lardan biridir. Çalışanlarınızın iş gücü verimliliğini belirler.

Yıpranma Oranı: Belirli bir dönemde şirketten ayrılanların, çalışan sayısına oranı.

  • Müşteri Desteği için KPI Örnekleri

Çözüm Hızı: Ekibinize atanan ticket sayısını ve kaç ticketın çözümlendiğini ölçer. Üretkenliği ve verimliliği izlemenize yardımcı olan bir KPI’dır.

Ortalama İlk Tepki Süresi: Bir müşteri temsilcisinin müşteri isteğine yanıt vermesi için geçen süreye odaklanan bir KPI’dır.

Biriken Ticket Sayısı: Bu gösterge, belirli bir süre içinde çözümlenmemiş müşteri taleplerinin sayısının takibini sağlar.

KPI Nasıl Ölçülür?

KPI'larınızı ölçmek için toplam, oran, yüzde gibi ölçüm yöntemleri kullanmalısınız. Böylece çalışanlarınızdan kaçının işinden memnun olduğu ya da tedarik zamanı gibi verileri anlamanız kolaylaşır.
KPI’larınızı ölçmek için toplam, oran, yüzde gibi ölçüm yöntemleri kullanmalısınız. Böylece çalışanlarınızdan kaçının işinden memnun olduğu ya da tedarik zamanı gibi verileri anlamanız kolaylaşır.

KPI’lerin farklı türlerini ve örneklerini bilmek, veri odaklı süreçleri teşvik etmenin sadece ilk adımıdır. Operasyonlarınızın hangi yönlerini izlemek istediğinizi belirtmeniz ve bunların ölçülmesi için aşağıdaki gibi bir yöntem seçmelisiniz.

  1. Sayımlar; KPI’ları izlemenin en temel yöntemidir. Tam sayılarla ölçülebilen faktörlerin basit bir şekilde izlenmesini sağlar. Dolayısıyla, bir olayın sıklığını veya bir olaya ilişkin eğilimleri ölçmek istiyorsanız en iyi seçenek olmayabilir. Örneğin, iş yerinizdeki veri ihlali olaylarını saymak için bunu kullanabilirsiniz.

  2. Toplamlar; sayımlardan farklı olarak, bunlar sürekli değişkenlerdir. Ondalıklı veriler de dahil olmak üzere her türlü toplamı ölçebilirsiniz. Şirketinizin toplam yıllık geliri bu yönteme verilebilecek en iyi örnektir.

  3. Oranlar; iki veri kümesini karşılaştırmak için kullanılır. Bu nedenle şirketlerin sonuçlardaki farklılıkları tespit etmesine, yatırım getirilerini kontrol etmesine veya diğer veri çiftlerini yan yana ölçmesine olanak tanır. Örneğin, oranlar mağaza içi satın alımları online satın alımlarla karşılaştırmanıza yardımcı olabilir.

  4. Ortalamalar; belirli bir veri kümesinde merkezi bir değeri belirlemenizi sağlar. Verilerinizde daha büyük resmi görmenize yararlar. Oluşum sıklığını kontrol etmek, kâr hedefleri belirlemek veya gelir tahminleri oluşturmak istiyorsanız kullanabilirsiniz. Örneğin, tedarik zamanını tedarik zinciri süreçleriniz için bir KPI olarak kullanıyorsanız, bir ürünü üretmek için harcadığınız ortalama zamanı belirleyebilirsiniz.

  5. Yüzdeler; değişen faktörlere bağlı olarak belirli bir veri kümesini bölmenizi sağlar. Müşterilerinizin Google aramalarının kaçının dönüşümle sonuçlandığını, mevcut çalışanlarınızdan kaçının işinden memnun olduğu gibi verileri anlamanızı sağlar.

ÖZET

KPI’lar; şirketlerin uzun vadeli hedeflerine ulaşmak için doğru yolda olup olmadıklarını bilmelerine yardımcı olan bir pusula görevi görür.

KPI’lar hedefleri ölçülebilir parçalara ayırarak kuruluşların hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur.

Günümüzün zorlu ve rekabetçi iş dünyasında, üst düzey yöneticilerin daha bilinçli kararlar verebilmeleri, performans geliştirebilmeleri ve rekabetlerde avantaj elde edebilmeleri için başvurdukları yollar her zamankinden daha önemlidir. KPI’lar bunları başarmak için güçlü araçlardır. Bu nedenle KPI Nedir? sorusuna verilen yanıtların doğru anlaşılması KPI’ların etkili kullanılmasında belirleyici olacaktır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Bunlar da İlginizi Çekebilir
Devamı
COVID-19’un E-Ticarete Etkisi
Küresel salgın nedeniyle kısıtlanan yaşam tarzı, insanların online alışverişe yönelmesine ve e-ticaret hacminin büyümesine yol açıyor.